秘書は、時間管理のプロフェッショナル。
ですが、時間管理に悩んでいる秘書は少なくありません。
「きちんと時間管理をしなきゃ・・・」と思えば思うほど、
そのタスクが時間内に、締め切り日までに終わらなかった時、
「秘書なのにこんなこともできなくて」と自己嫌悪に陥ってしまうようですね。
その思考を手放してみませんか？
「時間」を管理することは、「目標」を管理することです。
「時間」にばかり焦点をあてて業務を行うのではなく、
「目標」に焦点をあてて業務を行うのです。
このように大きな視点で「時間」を捉えると、
たとえ自分で設定した締め切り日に遅れたとしても
次の方法を考え、対応することができます。
最近、私にもこんなことが起きました。
ベルギーの大学院へ行くために必要な学生VISAがようやく手元に届きました。
学生VISA取得のプロセスに、２ヶ月もかかりました。
コロナ禍であることと予想外のことが何度も起きたからです。
例えば、こんなことが起きました。
在日ベルギー大使館にVISAを申請に行くためには、
アポイントメントの事前予約をしなければなりません。
すぐに予約が取れず、早くても３〜４週間後に予約が可能な状況であったり。
事前準備の段階で必要な書類の１つに健康診断書があります。
関西エリアでは指定された１つの病院で受診が可能なのですが、
健康診断書を受領するのに２週間かかったり。
ベルギー渡航者には犯罪経歴証明書の提出が求められます。
犯罪経歴証明書の発行は地区や区レベルの警察署では対応ができず、
府警まで行く必要があり、かつ、証明証取得まで２週間かかったり。
ようやく在日ベルギー大使館に行き、必要な書類を全て提出しました。
ある書類に外務省の承認が新たに必要であると言われましたが、
コロナ禍のため（対面での対応が可能な）窓口がクローズしているため
郵送でやりとりをすることになり、さらに７〜８日間かかったり。
同時並行で様々なことを進めていた２ヶ月間、
まるでもぐらたたきゲーム（？！）のような日々でした。
途中色々なことが起きましたが、
学生VISAを８月１８日までに取得するという「目標」を決めていたので
様々な予期せぬスケジュールの遅延に対して、臨機応変に対応することができました。
今回の一連の出来事は、
「時間管理の本質は、目標管理！」ということを思い出させてくれました。
最終到達点である「目標」だけは変えず管理しておけば、
１つ１つの時間管理がうまくいかなくても大丈夫。
常に、最終到達点である「目標」を意識して時間管理を行っていきたいですね。